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Word也可以很NB —- 邮件合并

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上星期的下半周,tiandi一直很忙,单位里要发董事会的通知函,这事以前是公司法务做的,由于公司结构调整,这次暂时交由tiandi来做这事。拿到手一共两个文档,一个word格式的通知函标准格式,一个excel格式的董事会成员信息,其中持股有效人数接近1000名。需要做的是将这近1000名人员的个人信息,比如ID,地址,持股数分别写入到word格式的通知函中,然后打印出来,邮寄通知。

tiandi自认为excel用得还行,起码宏随便写写,起初想直接将word格式的通知函粘帖到excel里,进行批量处理插入董事会成员信息,然后循环打印,结果发现通知函会变形,CEO那边通不过,毕竟董事会的通知函要求比较严谨,于是没有办法,只好研究起word来,虽然没听说过word有带宏的,但是还是被tiandi发现了它的一个NB功能—-就是本文所要提的邮件合并。

什么是邮件合并功能?tiandi相信广大的博友都有使用过Word,但是听过此项功能的肯定寥寥无几,更别说用了。用简单的话语似乎也不能描述清楚,不妨来看一个示例。

邮件合并示例

上面是一个word的通知函,里面需要动态录入两个栏目,一个是名字,一个是博客地址。假设我们一共需要通知100个人,那么最简单的办法无非是复制粘贴人名,博客地址各一百遍,然后按打印功能一百遍。当然这个如果手感比较好的朋友可能耗不了多少时间,但是如果是要通知1000个人呢。。。手抽了没?

好吧,让我们来看看邮件合并如何实现。tiandi用的是word2007,下面截图都是2007的。

邮件合并示例

第一次使用还是用向导吧,右侧会出现可以选择菜单,这次我们的通知函是以信函的格式出现,所以第一步选择信函。

邮件合并示例

第二步选择使用当前文档作为模板,第三步选择键入新列表来创建数据库。(也可以使用已经有数据的excel作为数据库)

邮件合并示例

这里我们自定义一栏博客,并录入需要通知的人员名字以及博客信息。按确定后会提示保存文件,mdb格式的,再下一步进入撰写邮件模块。这里由于我们刚才录入的信息比较少,所以使用其他项目,将名称和博客栏目分别插入到合适位置。

邮件合并示例

按下一步预览或者工具栏上方的预览,看一下实际内容是否正确。

合并邮件示例

点到第2页预览看看。

合并邮件示例

最后完成合并,这时可以选择打印,或者编辑单个文件,打印则直接按人数打印出相应份数,编辑单个文件则是将所有需要打印出来的页面合并成一个word文档。另外如果选择工具栏里的完成并合并,还可以有发送电子邮件功能,前提条件是之前的人员信息录入时有邮件地址信息,这样就可以给每个人的邮箱发送每个人的通知函了,只要手头有人员信息,成千上万都不用怕了。

PS:发邮件的时候,是自动使用本机outlook的默认账号进行发送的。

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13 Comments

  1. 斌果 :

    office系列看似简单易懂,但其真正的精髓非常之强大

  2. office 高级使用啊,很实用,都在天天用电脑,但其实认真学学Office的还真不多。

  3. 飘零 :

    好像挺实用的样子

  4. 还有这个功能,了解了

  5. 这个功能真实用

  6. mooc :

    没想到还有这功能。。

  7. 哈 真是想不到啊

  8. 郑永 :

    还可以wordpress,牛B

  9. 大发 :

    我看成wordpress了- –

  10. 神父 :

    用过这个功能打印信封,单位的收发文也是我用这个做的山寨“系统”

  11. 以前从没用过,原来家长会通知单是这样来的

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